Storstockholms Lokaltrafik
Förbättrad kostnadsuppföljning och resursplanering med central tidrapportering. Storstockholms Lokaltrafik, SL, har ständigt mellan 800 till 1 000 pågående projekt. De flesta relaterade till upphandlingar, underhåll och investeringar i anläggningar med en årlig investeringsvolym på ca fem miljarder kronor. Man hyr löpande in bemanningskonsulter för att täcka vakanser, samtidigt som man lånar in interna resurser för olika projekt. Även externa specialistkonsulter engageras vid behov.
Fristående system
Tidigare användes ett antal fristående system för tidredovisning, i den mån man alls redovisade arbetstid. Detta gjorde det svårt att skapa sig en överblick och man var hänvisade till manuella rutiner för löpande avstämningar. Det var även svårt och tidskrävande att kostnadsföra arbetstid i de olika projekten, för att inte tala om att med kort varsel ta fram alla de rapporter och underlag som löpande begärs in. I slutet av 2009 tog man beslutet att införa Copernicus Pro som ett gemensamt tidsredovisningssystem för hela SL.
–Vi har nu har ett enda system som används på ett enhetligt sätt, säger Mari Eriksson, avdelningschef, Teknikenheten hos SL. Det har lett till att vi har fått ordning på vår interndebitering, med omedelbar kostnadsallokering på projekten. Vår verksamhet kännetecknas av väldigt snabba puckar och utredningar som dras igång med kort varsel. Copernicus Pro ger oss helt andra underlag än tidigare.
Redovisning av flextid
Den tidigare floran av olika tidsredovisningssystem gjorde att SL inte hade någon fungerande flextidskrivning, vilket bland annat gjorde det svårt att följa upp begäran om kompledighet.
–För min del innebär Copernicus Pro en enorm avlastning då många rutiner som tidigare utfördes manuellt helt har försvunnit. Där vi tidigare fick springa runt och tjata påminner nu systemet automatiskt om saknade tidrapporter. Alla kringrutiner runt debitering av tid, fakturering och påminnelser har minskat påtagligt. Den allra största vinsten är nog att systemet tydliggör hur vi faktiskt disponerar vår tid, vilket har skapat en välbehövlig respekt och förståelse för att saker faktiskt tar tid.
Nästa steg är att införa resursplanering för linjeorganisationen, så att SL kan överblicka sina bemanningskrav i alla pågående projekt.
Nyckelpunkter
- Tidredovisning och resurs-planering för 700 anställda och 150 inhyrda konsulter.
- Uppemot 1 000 pågående
projekt med en investeringsbudget på fem miljarder kronor per år. - Bättre kostnadskontroll och
överblick, många manuella
rutiner helt eliminerade. - Integration med ekonomi-system.