Ovärderlig optimering av tidrapportering och projekthantering
Länsförsäkringar består av 24 självständiga bolag som fattar sina egna beslut om priser och vilka produkter man ska arbeta med etc. Samverkan sker inom områden som IT, affärsutveckling, servicefunktioner och varumärke via det gemensamma bolaget Länsförsäkringar AB.
År 2003 införde man Copernicus Pro för tidrapportering och projektredovisning inom IT, Livförsäkringar, Sakförsäkringar och delar av serviceverksamheten. IT är idag den största användaren, vars ca 300 anställda och 250 underkonsulter säljer tjänster inom LF-gruppen för ca 1,4 miljarder kronor per år.
Systemet används både i utvecklings- och förvaltningsprojekt och har gett linjecheferna helt nya möjligheter att följa upp saker som beläggningsgrad, kostnader och intäkter och inte minst vilka kompetenser som är engagerade i vilka projekt.
Man har en omfattande projektverksamhet, både interna projekt och uppdrags- eller utvecklingsprojekt som faktureras löpande. De interna projekten omfattar bland annat förvaltning av ca 250 IT-system som hanteras som separata projekt.
– Det innebär att vi kan följa upp kostnaderna för varje enskilt system över hela dess livscykel. All nedlagd tid, även för den löpande driften, går direkt in i Copernicus och bokförs på respektive projektkod, säger Kim Åström, systemägare hos Länsförsäkringar AB. Det finns även en koppling för att läsa av inköpstransaktioner (alltifrån fikabröd till hårdvaror och programlicenser) via vårt attestsystem, som därmed kostnadsförs på rätt projekt.
Före införandet av Copernicus Pro loggade it-verksamheten tid i ett egenutvecklat stordatorsystem. Senare anskaffades ett bokföringssystem som inkluderade vissa tidsredovisningsfunktioner. Av olika anledningar gjordes aldrig någon ordentlig implementation, vilket ledde till stora differenser i bokföringen etc.
Copernicus Pro implementerades på tre olika affärsområden, där man jobbade på lite olika sätt. IT jobbar exempelvis med många projekt och få arbetstyper, division Sak har färre projekt och många arbetstyper, medan division Liv endast rapporterar in tid för sitt ABC-system.
– Copernicus Pro har fungerat klockrent, vi har inte haft några konstigheter överhuvudtaget och inte minst har alla problem med differenser i bokföringen helt försvunnit, säger Kim Åström. Den kanske viktigaste effekten är att vi har uppnått en utbredd kostnadsmedvetenhet i organisationen, en ganska stor förändring i vår verksamhet där kostnaderna traditionellt inte har stått i fokus. Idag finns en helt annan förståelse för att allt vi gör kostar pengar, oavsett om det sker på egen hand eller med inhyrda resurser.
Länsförsäkringar har dessutom förenklat sina interna flöden där Copernicus är ett centralt system med helt maskinella flöden in i ekonomisystemet. En tydlig fördel är full spårbart hela vägen tillbaka till den person som har lagt in en uppgift någonstans, något som även gäller driftrelaterade produktionsflöden.
– Vi är nu i färd med att införa nya analysverktyg och ett nytt ekonomisystem från Oracle. I samband med detta lägger vi över ännu mer av vår interna uppföljning och fakturering i Copernicus, säger Kim Åström. Copernicus optimerar hanteringen av vår tidrapportering och projekthantering, samtidigt som det på ett smidigt sätt fördelar kostnader till slutliga betalare inom koncernen – till ovärderlig nytta för vår verksamhet.