Tidrapportering – i demokratins tjänst
Vad får ett bygglov kosta? Ekerö kommun hade redan en prislista för sina tjänster, men tog de rätt betalt? För en kommun är prissättningen inte så enkel som utbud och efterfrågan. De agerar ju i samhällets tjänst.
– Att ta rätt betalt är viktigt för alla typer av verksamheter, men för en kommun är priset närmast en demokratisk fråga, säger Johan Hagland, Miljö- och stadsbyggnadschef i Ekerö kommun. Både en vinst och en förlust slår mot våra skattebetalare, om än på olika sätt.
Miljö- och stadsbyggnadskontoret arbetar på uppdrag av Ekerös kommunstyrelse och byggnadsnämnd. Kontorets 30 medarbetare driver projekt inom bland annat detalj- och trafikplanering och framställning av kartor. Under ett år hanterar kommunen cirka 800 ärenden, där handläggningen av bygglov dominerar stort i antal.
– Vi handlägger drygt 500 bygglov varje år, och vi vet hur lång kalendertid som normalt behövs, berättar Johan Hagland. Det vi nu vill veta är exakt hur lång den faktiska arbetstiden är per ärende. Hur väl överensstämmer prislistan med verkligenheten, så att säga?
Ett bygglovsärende består av flera väl definierade moment där handläggningen följer tydliga rutiner. Arbetad tid rapporteras sedan tidigare i ett flextidssystem med koppling till lönesystemet. Det som saknades var systemstöd för att kunna koppla arbetad tid till enskilda ärenden eller projekt.
– Vi insåg att vi behövde få våra handläggare att börja rapportera hur mycket tid de lägger på varje tjänst. Tyvärr finns det få tidrapporteringsalternativ för den offentliga sektorn, menar Johan Hagland. Vi behövde hitta en lösning som skulle fungera bäst för oss.
Våren 2013 fick Ekerö kommun kontakt med Exicom Software, och en förstudie inleddes. Den resulterade i en behovsanalys och en kravspecifikation. Därefter vidtog den sedvanliga offentliga upphandlingen.
– Vi fick in många anbud, men till slut föll valet på Exicoms produkt Copernicus Time, berättar Johan Hagland. De erbjöd helt enkelt den bästa lösningen, till ett konkurrenskraftigt pris.
Sommaren 2013 genomfördes tester och systemet utvärderades. Under hösten testades systemet direkt i verksamheten, och efter några mindre anpassningar beslöt man att gå i full drift per 1 januari 2014.
– Med tanke på att vi är nybörjare på det här, har det ändå gått mycket bra. Alla tycker att det är smidigt och enkelt att tidrapportera, berättar Johan Hagland. Jag tycker mig redan märka att handläggarna har fått bättre kontroll på sin nedlagda arbetstid.
Det är för tidigt att dra några avgörande slutsatser, men Johan Hagland säger att de har en plan över hur de framöver ska se över sina rutiner och utveckla sina tjänster.
– Visst vill vi veta att vi gör rätt saker, i rätt tid och till rätt pris. Men det till handlar också om att erbjuda våra invånare bästa möjliga kommunservice, avslutar Johan Hagland.