Goda vanor

Att agera utifrån överenskomna roller är för mig en god vana vid projektarbete. I grunden handlar det om förståelsen för att det är människor i olika sammanhang som för ett projekt från start till mål. Rollerna tillsammans med en projektmodell ger ”ett grundsystem” att agera utifrån och därmed en trygghet. Till de rötterna kan man alltid återvända om samverkan inte fungerar eller så kan man utifrån dessa vid behov göra avsteg. Men om många eller några agerar utifrån sina egna bilder, så är det min erfarenhet att det blir ett energikrävande arbete. De medarbetarna brukar också skapa irritation och trassla till tillvaron för de andra.

Inom projektvärlden finns flera roller beskrivna. Exempelvis förekommer beställare, sponsor, affärsansvarig, projektledare, projektkoordinator, projektmedarbetare, resursansvarig, närmsta högre chef och så vidare. Åtskilliga böcker, artiklar och företagsinstruktioner har säkerligen skrivits om dessa begrepp men jag tänkte ändå kortfattat reflektera över detta tema.

Varje projekt måste ha en beställare. Som synonymer används begrepp som exempelvis uppdragsgivare, huvudman och sponsor. Denna rolls huvuduppgifter är att finna resurser och en finansiering av projektet, men framför allt att säkerställa nyttan med projektet. Beställaren ansvarar för att leveranserna från projektet stödjer organisationens mål och planer, och det är just därför han eller hon alltid måste ”brinna för” projektet och dess utveckling. Som beställare bör man alltid ha den goda vanan att säkerställa att projektet genom alla dess olika skeden är välskött och att det kommer att skapa den efterlängtade nyttan för verksamheten.

Enkelt uttryckt är det projektledarens uppgift är att säkerställa att projektet når målet. I vår vardag kan projektledarrollen innebära allt från att man är en administratör, via en koordinator till en person med mandat och makt att styra en tillfällig organisation med alla dess ”anställda”. En god vana är att alltid identifiera och dokumentera vilket ansvar och vilka befogenheter en projektledare har. Det är därför dokument som projektdirektiv och projektplan blir så centrala när man väljer att använda projektarbetsformen.

Att vara projektmedlem innebär att vara en ”flerchefsmedarbete”. Man samarbetar och rapporterar både till sin linjechef samt till sin eller sina projektledare. För att kunna göra ett professionellt jobb måste man känna till syftet med samtliga projekt och omfattningen av det egna arbetet och det egna bidraget. Att tydliggöra leveranser (delresultat), arbetssätt samt tillgång till tid och resurser är en god vana. Arbetsuppgifter från flera håll kan också lätt leda till att ”mycket att göra”. Därför är det viktigt att berätta och informera om när sådana situationer uppstår så. Den goda vanan ger projektledare och chefer möjlighet att utöva deras goda vana att prioritera mellan olika arbetsuppgifter eller vid behov förändra tillgången till olika typer av resurser.

Linjechefer som förser projekten med resurser brukar ibland benämnas resursägare eller resursansvarig. När det gäller mänskliga resurser borde de kanske benämnas ”ansvarig medarbetare”. Här finns också en god vana som ökar tydligheten och framförhållningen. När den resursansvarige lånar eller hyr ut personal eller resurser till projektledaren bör den trehövdade överenskommelsen mellan den resursansvariga, projektledaren och medarbetaren dokumenteras, kanske i ett resursavtal eller på något annat lämpligt sätt. Om däremot projektledaren köper ett resultat från linjechefen/resursansvarig bör den överenskommelsen dokumenteras i en projektplan eller ett internt avtal.

När ett projekt startas i en organisation kopplas projektet och den ordinarie verksamheten samman via en styrgrupp där samarbetet mellan beställaren och projektledaren förverkligas.
Ju fler projekt som startas ju fler beställare måste synkroniseras mot verksamhetens övergripande mål och planer. En uppgift som inte alltid är så enkel och som ofta kan behöva någon form av IT-stöd. Men en god vana är att identifiera och tydliggöra den person eller en den grupp som har till uppgift att hantera och styra helheten. Jag brukar prata om att det är en uppgift för samordningsgruppen och/eller rollen verksamhetsprioriterare. De styr enligt överenskomna rutiner, de tillgängliga resurserna och de övergripande affärsmålen.

Goda vanor handlar inte bara om roller, men som jag skrev inledningsvis ”det är människor i olika sammanhang som för ett projekt från start till mål”. Goda vanor innebär för mig möjligheten att ta tillvara medarbetarnas kunskap och förmåga. Att organisationen blir så bra som möjligt när det som bäst behövs. Goda vanor i en projektintensiv verksamhet efterfrågas och säkerställs av ledningen på alla nivåer. Goda vanor förverkligas av alla.
Vid pennan/
Anders Blomé