Strul med tidrapporteringen

Att tidrapportering är en viktig basprocess i ett konsult- eller tjänsteföretag är det nog ingen som säger emot. Men många företag har utmaningar med tidrapporteringsprocessen. Det kan handla om allt från felaktigt rapporterad tid, tid som ”glöms bort” och därmed inte faktureras eller rent administrativt strul.

 

Många har också en stor mängd manuella rutiner i form av uppföljning via Excel eller manuella överföringar mellan interna system (tid, lönesystem, fakturering).

 

Eftersom tidrapporteringen kopplar till såväl lön och fakturering som till lönsamhetsuppföljning och styrning så är det inte heller bara tidrapporteringen i sig som bör adresseras utan hela processen tid-till-faktura, plus idealt efterföljande uppföljning.

 

System som effektiviserar och automatiserar

 

Vi på Exicom har under 20 år utvecklat system som stödjer projektbaserade verksamheter. Utvecklingen går snabbt och det finns stora möjligheter att effektivisera och automatisera, delar eller hela processen tid-till-faktura-till uppföljning.

 

I våra projekt ser vi att företag som har tålamod och tar utvecklingen stegvis ofta lyckas bättre än överambitiösa företag som vill göra allt på en gång. Därför rekommenderar vi att dela upp resan i tre steg.

 

3 steg för gradvist införande

 

Här är de tre faserna för stegvist införande som vi ser som ett framgångsrecept:

 

1. Strömlinjeforma processen tid till fakturering

Ett bra första steg är att effektivisera basprocessen tid- till fakturering. Detta steg inkluderar etablering av en bra struktur (system, informationstruktur och grunddata) och design av effektiva rutiner som utförs av medarbetarna.   Fördelar i detta steg är bland annat lägre kostnader mindre strul, snabbare och mer korrekt fakturering.  

2. Addera effektiv controlling och projektredovisning

När basprocessen fungerar väl är nästa steg att ta vara på värdefull information som skapas i processen. I detta steg är det logiskt att addera rutiner och system för controlling och projektredovisning för att generera beslutsunderlag.

Ofta krävs ett tillägg till de standardsystem för ekonomi som finns. Uppföljning av projekt kräver specifika sätt att strukturera informationen för att kunna mäta lönsamhet av projekt, kund eller kompetenser.

 

Fördelar i detta steg är att verksamheten kan följas upp på ett mer detaljerat sätt. Ledningen kan fatta beslut kring projekt, kunder, resurser, kompetenser eller tjänster och på så sätt förbättra lönsamheten.

 

3. Ersätt ekonomisystemet med ett komplett branschanpassat system

När både basprocessen för tid-till-faktura och mät- och styrprocessen fungerar kan det vara läge att ersätta ekonomisystemet med ett komplett branschanpassat system.

 

Fördelen är med att ha ett system som stödjer båda dessa processer är att ytterligare effektivitetsvinster kan skapas, som till exempel helt integrerade data som grund för redovisning samt en hög grad av automatisering vilket sparar tid för personalen.

Genom att gradvis förbättra en delprocess i taget får du successivt fler och fler effektivitetsvinster. Du får till effektiva rutiner och till slut kan du ha ett helintegrerat system, som är det som många eftersträvar från början.