Styra och följa upp

Copernicus Project ger stora möjligheter till en effektiv styrning och uppföljning av verksamheten i en projektorganisation.

Projektstyrning

I Copernicus Project finns flera möjligheter att följa upp nedlagd tid och kostnad på projekten. Projektledaren ser nedlagd tid på projekt- eller aktivitetsnivå och kan även följa kostnaden via olika rapporter.

Ekonomiavdelningen kan följa projektet ur ett ekonomistyrningsperspektiv, dvs kopplat till intern finansiering eller kundfakturering.

Man kan omplanera direkt i Ganttschemat och ta ut en ny version av en plan och behålla den ursprungliga planen som beslutades. Förfrågningar om resurser kan göras vid behov, där man också ser vilka resurser som finns tillgängliga.

Projektprognoser kan göras med utgångspunkt från upparbetad tid och kostnad till och med ett valt brytdatum + planerad upparbetning efter brytdatum.

Det finns möjlighet att skriva statusrapporter på projekten. Dessa kan också följas upp i projektportföljen.

Verksamhetsstyrning

Resursplaneringen gör att man har möjlighet att kontinuerligt ha en bra översikt över varje avdelning och medarbetares planering och man kan se framtida behov vilket gör att man förbättrar framförhållningen.

För att få en effektiv verksamhetsstyrning krävs att man styr och följer upp både förvaltning, support, frånvaro, projekt och linjearbete, Med Copernicus Project får man ett verktyg för att styra både framåt och följa upp bakåt.

Styrning av Projektportföljer

En projektportfölj består av ett antal olika projekt som man vill följa upp tillsammans. Portföljfunktionen gör att man får ett underlag för att bestämma en optimal mix av resurser och projekt för att på bästa sätt uppnå organisationens operativa och finansiella mål. Samtidigt måste man ta hänsyn till de begränsningar som finns avseende kundåtaganden, strategiska mål eller andra externa faktorer.

Med funktionen kan man prioritera och följa upp de olika projektportföljer man valt att styra.

Programstyrning

Programstyrning är processen att hantera flera relaterade projekt med ett tydligt syfte för verksamheten, ofta med avsikt att förbättra en organisations resultat, exempelvis en organisationsförändring.

Det går att få en i realtid uppdaterad sammanställning över upparbetning, planering och prognos för ett program. Det följs upp från en programplan.

Analys & Statistik

Det finns flera sätt att erhålla statistik i Copernicus Project. Kundstatistik kan tas fram avseende upparbetat och fakturerat totalt per kund och per projekt. Produktstatistik kan tas fram per produktgrupp och produktkod. Genom en medarbetarstatistik får man en bra bild över vad organisationen arbetat med samt debiteringsgrad och utfall i timmar och pengar jämfört med tidigare perioder.

Informationen i Copernicus Project kan vid behov exporteras till ett externt datalager med fördefinierade kuber. Man kan då använda olika typer av rapportverktyg för att skapa egna rapporter för att vrida och vända på informationen. De vanligaste verktygen för att använda datalagret är Microsofts rapportlösningar.