Hur göra rätt projekt på rätt sätt gång efter gång?

– Att förbättra organisationens projektmognad genom OPM3 visar vägen.

Hur kan en organisation konsekvent göra rätt projekt och dessutom göra projekten på rätt sätt? Inte bara en gång, utan gång efter gång!

Allt fler organisationer börjar bli bättre på att klara sina projekt inom budget och i tid. För att klara detta krävs att organisationen dels fokuserar på processerna inom organisationen att hantera alla projekt (urvals, prioriterings och startprocesserna) och projektmetoden som används för de individuella projekten och dels på att se var och hur dessa behöver förbättras.

Ett sätt att göra detta är att utgå från etablerade standarder som finns inom projektledning och vad/hur de bästa organisationerna gör. Detta ger en norm som organisationen kan mäta sig mot. Syftet är naturligtvis inte att bli världsledande inom alla områden. Vilka områden som är betydelsefulla varierar från organisation till organisation. Vad som bör eftersträvas är att nå en nivå inom de fokuserade områdena som gör att projekten och organisationen kan prestera väl i linje med de ledande organisationerna inom sin bransch och i förhållande till sina egna mål och strategier.

Ett sätt att se var organisationen befinner sig är att göra en mätning av organisationens projektmognad. Utifrån denna mätning är det möjligt att göra analyser för att se vad som är bra och vad som behöver förbättras.

Att sedan genomföra förbättringarna tar tid och kräver att tydliga mål formuleras. Målen måste formuleras utifrån varje organisations verksamhet och långsiktiga mål. För att följa hur förbättringsarbetet framskrider krävs nya mätningar. Dessa utgör även en ny utgångspunkt för att ta fram nya förbättringsområden och nya mål. Samtidigt med att projektprocessen förbättras sker en förändring i verksamheten, dess mål och strategier. Detta leder i sin tur till att målen för förbättringsprocessen kommer att påverkas.

Att nå en högre mognad är att förbättra sina processer. Detta ansluter mycket nära till det normala kvalitetsarbetet och Total Quality Management, TQM som flertalet organisationer arbetar med idag.

I kvalitetsarbetet utgår man från de problem som finns i nuläget. Dessa analyseras för att se vilka förbättringar som behöver göras. Det är svårt att göra alla förbättringar på en gång. Det normala är att göra en förbättringsplan, som sedan genomförs. Vartefter denna genomförs mäts att det önskade resultatet uppnås. Om resultatet stämmer med förväntningarna så görs förbättringen som en del av den etablerade processen.

På samma sätt arbetar man med projektprocessen. Syftet är att projektportföljen stödjer den strategiska inriktningen och både långsiktiga och mer kortsiktiga mål samt att organisationen tillgodogörs sig den nytta som varje projekt avser att bidra med. För detta krävs att organisationen gör rätt projekt, på rätt sätt, gång efter gång.

Målet med en mätning av organisationens projektmognad är att analysera vad som behöver förbättras och utgöra underlag för det kommande arbetet för att nå syftet.

Olika modeller

Det finns idag ett 40.-tal olika modeller på marknaden. De viktigaste är CMM-I, PMMM samt OPM3.

CMM-I har utarbetats av Software Engineering Institute (SEI) vid Carnegie Mellon och är en av de mest använda modellerna idag. CMM-I utgår från ingenjörsvetenskapen inom mjukvaruutveckling och processutveckling. Inriktningen är främst på processutveckling för att förbättra utveckling av nya produkter och tjänster samt underhållsprocesserna av mjukvara.

PMMM, Project Management Maturity Model, har formulerats av olika företag. De har en snarlik uppbyggnad som CMM-I men har anpassats mer renodlat till projektmetoderna. Den mest kända av dessa är Dr H. Kerzners modell. De flesta av PMMM-modellerna utgår från ”A guide to the Project Management Body of Knowledge” (PMBOK Guide) från PMI.

OPM3, Organizational Project Management Maturity Model, som har tagits fram av PMI. Upprinnelse var att det fanns för många modeller på marknaden och ingen fyllde helt sina syften.

OPM3 från PMI

PMI är en världsomspännande ideell organisation med syfte att stärka professionalismen inom projektverksamhet och att stärka projektledning som en profession. Detta görs på olika sätt, bland annat genom att ta fram världsstandards inom området. Den första standarden kom redan på 1980-talet då PMBOK Guide togs fram i sin första version. Den har sedan förnyats och utökats vid ett flertal tillfällen. PMBOK Guide utgör idag en världsstandard och täcker in det som är gemensamt för projekt oavsett vilket område (IT, anläggning, forskning, organisationsutveckling etc) som projektet avser. Andra standards om tagits fram är för WBS och Earned Value. Inom kort kommer även standards för Program Management och Portfolio Management.

OPM3 är en ny standard som kom 2003 för att mäta och förbättra projektmognaden. OPM3 täcker inte bara in projektprocessen utan även program och portföljhanteringen. Dessa områden kallas domäner. Modellen använder sig av fyra nivåer inom respektive domän: Standardiserad, Mätbar, Kontrollerad (styrbar) och Kontinuerliga förbättringar. Projektmognaden ökas genom att man förbättrar sina processer inom var och en av domänerna, där det behövs. OPM3 ansluter både till PMBOK Guide och till kvalitetsarbetet inom organisationer.

OPM3 fokuserar på att se både hur projektprocessen är och hur organisationen klarar av att hantera projekt totalt och hur dessa kan bidra till organisationens lång- och kortsiktiga mål samt de strategier som organisationen formulerat för att nå sina mål. Detta görs bland annat genom att även fokusera på program och portföljhantering, något som OPM3 idag är ensamma om att göra.

OPM3 utvecklades under ett flera år långt projekt där över 800 frivilliga från 35 länder arbetade med att ta fram Best Practices för projekt-, program- och portföljhantering. Totalt har 560 Best Practices (BP) definierats. Var och en av dessa stöds av ett antal olika egenskaper (Capabilities) som bygger upp att en BP har uppnåtts. Varje egenskap har 1-3 indikatorer (Outcomes) som avgör om egenskapen finns.

Uppbyggnaden är att ett stort antal Best Practices (ca 600) definierades, det vill säga sådana delar inom projekt, program och portfölj som man bör följa för att ligga i den absoluta framkanten – och därmed ”vara bäst”. För var och en av dessa Best Pratcices definierades ett antal Capabilities (totalt mer än 2000), som anger egenskaper eller färdigheter för som skall finnas för att nå en Best Practice. För att kunna mäta existensen av varje Capabilitiy har ett antal Outcomes definierats. Det är dessa som undersöks för att se vad en organisation har respektive saknar inom projektledning.

OPM3 är dels en modell för att mäta projektmognaden och dels en modell för att se vad som är bra och vad som behöver förnättras. I modellen ligger att ta fram förbättringsområden och att följa förbättringsarbetet. Det är viktigt att detta arbete görs med organisationens mål och vart man vill komma. Alla organisationer behöver inte (och skall inte) vara på den absoluta framkanten. Man ska dessutom inte vara bäst på allt. En avvägning måste göras och fokus måste ske på de områden där det finns mest att vinna för respektive organisation.

Under 2005 har PMI etablerat ett samarbete med Det Norske Veritas för att ta fram hjälpmedel runt modellen och att certifiera såväl assessorer som konsulter på modellen. De första assessorerna och konsulterna kommer att utbildas och certifieras under första kvartalet 2006. Då kommer även verktygen att finnas klara för användning.

De företag som vill kan dock redan nu börja göra initiala analyser av sin projektmognad med OPM3 och även påbörja arbetet med förbättringar. De som vill kunna mäta sig mot övriga inom samma bransch eller mot andra branscher får dock vänta på de verktyg som kommer att komma under början av 2006.

Fördelen med OPM3 är bland annat:

• Hjälper organisationen att förstå de egenskaper som nuvarande processer för projekt-, program- och portföljhantering som finns.
• Gör det möjligt att uppskatta möjligheterna att nå sina strategiska mål genom projektverksamheten.
• Identifiera områden med förbättringspotential och att utarbeta samordnade och stegvisa förbättringar.
• Hjälper ledningen att identifiera vad som driver projektresultaten och att etablera mätetal för att nå de uppsatta målen.
• Visar sambandet mellan ledningens styrning och projektens resultat.
• Gör att projektverksamheten går att mäta och därmed förbättra.

Området med att mäta projektmognad har under det senaste året fått allt mer intresse från företag och organisationer. Det finns också många som erbjuder denna möjlighet som en del av sitt konsultutbud, oftast då byggt på de äldre metoderna. I och med samarbetet med Det Norske Veritas kommer nu OPM3 att bli betydligt mer intressant att använda och där då möjligheter kommer att finna att jämföra sig med andra företag i samma branscher eller till och med hur kundföretagens branscher ser ut.

De första assessorerna och konsulterna inom OPM3 kommer att bli utbildade och certifierade under första kvartalet 2006. Vill man inte vänta till dess kan även den nuvarande, betydligt enklare, utvärderingen användas. Trots de brister denna utvärdering har kan jag efter ett antal genomförda analyser konstatera att det går att påbörja förbättringsarbetet redan nu. Utvärderingarna ger en bra bild av projektmognaden och de områden som behöver förstärkas.

Vid pennan
Kjell Rodenstedt