Lärande mellan projekt

– hur man skapar en sund projektmiljö där erfarenheter & kunskaper överförs

En situation som gör mig oerhört frustrerad är när jag berättar för någon arbetskamrat om ett problem eller en missbedömning som jag eller mitt projekt gjort, och så får man till svar:

”Du, den där fällan gick jag själv i för ett tag sedan. Den känner jag till. Jag vet hur det känns. Där är tungt!”

Man känner verkligen hur allt slit och kämpande egentligen inte hade varit nödvändigt. Ilskan och besvikelsen bubblar upp och man undrar:

”Varför har inte jag kunnat få den kunskapen tidigare? Varför har ingen berättat?

Man vet inte riktigt var man ska få utlopp för sin besvikelse och ilska. Skälla på kompisen? Chefen? Eller bara vara allmänt sur och tvär när man kommer hem till familjen på kvällen?

En sund projektmiljö kräver mekanismer för att överföra erfarenheter och kunskap mellan individer och projekt. Projektledarens uppgift är inte bara att ta fram och leverera de så kallade projektresultaten utan också att samla upp och överlämna den kunskap som byggts upp under projektet. Återmatning av erfarenheter är en för mig en obligatorisk leverans från alla projekt. Går vi in i projektmodellernas värld så ställer alla projektmodeller krav på att varje projekt skriver en slutrapport eller en erfarenhetsrapport. Ur alla deltagares synvinkel är det viktigt att få känna att man får dra lärdomar och så att säga sätta punkt för projektet med en slutrapport. I och för sig kan det vara svårt att skriva en rapport om den får karaktären av haveriutredning. Det kan kännas plågsamt att återuppleva misstagen och uthärda motgången. Klavertramp eller personlig prestige kan också försvåra kunskapsuppbyggnaden. Frågan är om det är bättre att stoppa huvudet i sanden, och då öka riskerna för att ett liknande haveri kan hända igen? Ett minimum bör vara att redovisa de fallgropar man trillat i och minor man gått på, så att andra inte behöver göra samma dyra eller smärtsamma misstag en gång till. Ett sätt att göra detta är att berätta hur man skulle göra om man fick chansen att driva ett nytt liknande projekt igen. Det behöver inte bli lika utlämnande som om man direkt berättar om alla sina kanske dyrköpta misstag.

För att få till lärandet är det viktigt att cheferna efterfrågar slutrapporterna. De skall också vara med och bidra med sina egna erfarenheter ur en chefs och ett beställarperspektiv. Projektets styrgrupp bör på det avslutande styrgruppsmötet godkänna denna slutrapport. Sedan har cheferna till uppgift att se till att reflektionerna och lärdomarna görs tillgängliga för alla i organisationen. Erfarenhetsseminarier där man tar upp och belyser ett projekt är vanligtvis ett mycket uppskattat sätt att sprida och bygga kunskap i en organisation. Har man sedan möjlighet att omforma erfarenheterna till tips och rekommendationer, har man tagit ytterligare ett steg i den långsiktiga lärande processen.

För att få till ett lärande är det också viktigt att projektledare inför nya projekt söker upp erfarenheter från tidigare liknande eller andra projekt som kan bidra med kunskap och erfarenheter. Min uppfattning är att projektledaren ofta missar detta. Ibland skyller man på tidsbrist, eller så tycker man att det nya projektet är så unikt så att det är nog ingen idé att försöka leta upp gamla erfarenheter. Kan så vara – men bara den insikten borde väcka projektledarens uppmärksamhet på vilken oerhörd utmaning han eller hon i så fall står inför!

En lärande projektmiljö förutsätter att man överför erfarenheter och kunskaper mellan individer och projekt. Medarbetarna måste ha en förståelse och ett beteende där man delar med sig av sina såväl positiva och som negativa erfarenheter. Ett sådant agerande får inte vara och är i grunden inte något hot mot individen. Fördelen med kunskap och erfarenhet är att personer som berättar om sina upplevelser och erfarenheter inte mister något. I stället skapas förutsättningar för att erfarenheter kan smälta samman och kan ge nya kunskaper och aha-upplevelser. I och för sig kan man mista ”ensamrätt” på kunskap och därmed kanske makt och position, men utan att dela med sig är det svårt att utvecklas som individ. Ur mitt perspektiv är det en god vana och på lång sikt en överlevnadsfaktor att på ett bra sätt utveckla och sprida kunskap.

Vid pennan/
Anders Blomé

Denna och tidigare artiklar under rubriken ”Tema Projekt” bygger på material från Anders Blomés bok ”Projektsäkerhet” som är utgiven av Konsultförlaget Uppsala Publishing House.