IT-stöd för projektmodeller

– historik, nutid och framtid

I samband med att projektmodellerna på allvar började sitt intåg på svenska företag under 1990-talet, dök det också upp ett behov av att göra dokumentationen mera lättillgänglig. Alla dessa tjocka pärmar och lådor med dokumentation som stod i hyllorna på kontoret gjorde ingen glad. Det kunde vara svårt att hitta den information man sökte och ofta slutade det med att projektmodellen inte blev använd fullt ut eller så användes den på fel sätt. Och en projektmodell som inte används fullt ut på rätt sätt ger ofta fler nackdelar än fördelar. Resultatet blev att ett behov av IT-stöd uppstod.

Utvecklingen av IT-stöd för projektmodeller från 1990-talet fram till nu.

De första on-line dokumentationerna för projektmodeller började dyka upp under andra halvan av 1990-talet. Som vanligt var de första varianterna varken helt lätta att förstå eller att använda, men med brukarnas hjälp ändrades detta och idag ger on-line dokumentationen ett riktigt bra stöd.

Kännetecknande för on-line dokumentationerna är att man i dessa enkelt kan hitta den information man söker. Genom att navigera sig runt med hjälp ett visuellt stöd kan man finna informationen om just det ämne man är intresserad av. Det innebär att man via en bild eller ikon på exempelvis projektmodellen eller organisationsplanen kan trycka på någon av de olika delarna för att få fördjupad information.

Runt millenniumskiftet dök ett nytt IT-stöd upp på marknaden – projektverktyg med projektmodellen implementerad. Vad innebar detta för användarna?

• Med dokumentationen implementerad i projektverktyget kunde projektmedlemmarna nå on-line dokumentationen från det virtuella projektrummet. (Virtuellt projektrum = mötesplats, oftast på intranät, där projektmedlemmar kan dela information och dokumentation)
• Genom att projekten kunde planeras i verktyget efter projektmodellens beslutspunkter blev det möjligt att i projektens tidplan se när besluten enligt projektmodellen skulle fattas. På detta sätt markerades också vilka faser som hade genomförts.
• Projektens beslutspunkter kunde användas för att skapa övergripande Ganttschema för projektportföljen.
• Projektmodellens faser kunde användas för att dela upp informationen, vilket innebär att man tittar på kostnader, resurstid och tid för respektive fas.

Vid den här tidpunkten hade företagen börjat konstatera att allt mer av verksamheten drevs i projekt. Projektarbetsformen användes nu även för enklare uppdrag. Dessutom hade man noterat att projekt inte nödvändigtvis behövde vara unika, utan att vissa typer av projekt ständigt återkommer. Samtidigt utvecklades ett mer fördjupat stöd för projektmodellerna, man börjar prata om tillämpningar och produktionsmodeller eller applikationer av projektmodeller. Nedan följer en kort förklaring till ovanstående begrepp;

Tillämpning – projektmodellen anpassas utifrån storleken på projektet. Det som brukar finnas med är vilka beslutspunkter som skall ingå i ett stort, normalt respektive ett litet projekt. Det går även att inkludera vilka faser, roller samt dokument som skall ingå i respektive tillämpning.

Produktionsmodell eller applikation i PROPS-världen – projektmodellen anpassas utifrån typ av projekt. Den beskriver vilka aktiviteter, förutom de som normalt ingår, som skall ingå i denna typ av projekt. Även beskrivningar av vilka specifika roller och dokument som skall ingå finns med. Ett exempel på produktionsmodell kan vara ”Utveckling”, i den beskrivs då vilka extra aktiviteter, roller och dokument som krävs för ett utvecklingsprojekt. Det som då kan finnas beskrivet är att prototyper skall tas fram, vilka testförfaranden som skall ingå, vad en testledare har för ansvar samt en mall med kravspecifikationer.

Vad finns idag?

Helt i linje med utvecklingen av projektmodeller finns det nu avancerade IT-stöd som bygger på tankarna kring tillämpningar och produktionsmodeller. Nu kan man i samband med att man startar ett projekt, välja i projektverktyget vilken projektmodell, tillämpning och produktionsmodell man vill använda och därmed får man ett fördjupat stöd för planeringen och upprättande av checklistor. Det innebär även att man kan få stöd i form av mallar för:

• Färdiga WBS:er med alla de aktiviteter som normalt ingår i vald tillämpning och/eller produktionsmodell.
• Färdiga kalkyler för alla kostnader som normalt ingår i vald tillämpning och/eller produktionsmodell.
• Färdiga tidplaner med varaktighet och beroende på aktiviteter som normalt ingår i vald tillämpning och/eller produktionsmodell.
• Resurslistor på den typen av roller och/eller kompetens som normalt ingår i vald tillämpning och/eller produktionsmodell.

Det här innebär att för många projekt är mer än halva planeringen redan utförd när projektet drar igång. Och eftersom mallarna är baserade enligt ”Best practice-principen” säkerställs att tidigare erfarenheter tas tillvara. Arbetet för en ny projektledare underlättats enormt, men även den erfarne projektledaren får bra stöd genom att tillexempel bli påmind om sådant han/hon kan ha glömt. Det bästa med denna lösning är att man för första gången på allvar verkligen arbetar med att ta tillvara tidigare erfarenheter. Och det är enligt min mening inte en sekund för tidigt!

Hur ser framtiden ut?

På gott och ont så verkar det som trenderna går mot mera kontroll. Det kan innebära att IT-stödet för projektmodeller utvecklar sig på följande sätt;

• Ett projekt kan inte börja någon fas förrän personer med rätt behörighet har godkänt att fasen startas genom att markera detta i verktyget.
• Ett projekt kan inte markeras som godkänt för nästa fas förrän vissa kriterier har uppfyllts, m.a.o. alla beslutsunderlag måste vara framtagna och godkända.

Det här kan verka lite skrämmande för vissa, men det stödjer arbetet med att kvalitetssäkra projekt. Inga projekt ska kunna startas eller fortlöpa utan att man har uppfyllt vissa krav och inga projekt ska kunna genomföras utan att man använder sig av alla tidigare erfarenheter. Detta innebär att riskerna med projektverksamheten minimeras och ger en bra möjlighet att ständigt göra förbättringar. Med andra ord, arbetet med att kontrollera att man arbetar på rätt sätt, med rätt saker underlättas, genom att säkerställa att projekten:

• Arbetar enligt gällande projektmodell och därmed arbetar enhetligt med kvalitetssäkring och att arbetet baseras på tidigare erfarenheter.
• Följer verksamhetens mål och strategier och då medverkar till att resurser inte läggs på ärenden som inte hör till verksamheten.
• Har kontroll på resurser och kostnader, vilket ger möjlighet att snabbt styra om projekt som faller utanför beslutna ramar.

Så nu är det upp till leverantörerna att säkerställa att den nya generationens IT-stöd blir roliga och enkla att arbeta med. Detta är mycket viktigt då kontrollen inte får upplevs som kreativitetshämmande utan som ett stöd i arbetet. För vilken projektledare vill inte uppleva att hon/han lägger mindre tid på administrationen och därmed får mer tid till att skapa. För visst vore det skönt att kunna känna sig kreativ i en värld som ändå ibland upplevs som kontrollerad av ledningen. Men med bra stöd kan man känna sig som ett lekande barn full med förtröstan om att föräldrarna kommer att styra skutan rätt i hamn och detta under lugna förhållanden!